Virtuální kancelář neboli administrativní virtuální sídlo pro podnikatele či společnost nám pomůže udělat dobrý dojem atraktivní adresou a zároveň pošetří peněženku za klasický pronájem. V Čechách roste počet lidí, kteří využívají virtuální kancelář.
Viz článek ZDE. Přemýšlíte, jestli je virtuální kancelář vhodná také pro vaše podnikání? Pokud si na většinu z následujících otázek odpovíte kladně, pak jste správným kandidátem. A to nehledě na to, jestli provozujete větší společnost nebo se živností právě začínáte:
- Potřebujete fyzickou kancelář jenom čas od času (je to případ některých profesí, jako jsou daňoví poradci, vývojáři IT a další)?
- Snažíte se snížit náklady za provoz klasické kanceláře (počítejte do toho nájem kanceláře, její úklid a energie)?
- Chcete mít sídlo firmy registrované na jiné lokalitě, než na jaké provozujete své podnikání?
- Chcete si zajistit přeposílání pošty?
- Toužíte po atraktivní adrese, která vám zvedne kredit a přitáhne více zákazníků? Cítíte, že současná adresa pro účel provozovny nevyhovuje?
- Chcete využít sídlo adresy s dobrou dopravní dostupností?
- Chcete ušetřit i čas strávený obíháním úřadů a byrokracií?
Za co přičíst plusové body poskytovateli virtuální kanceláře?
Plusovými body je i nabídka skladových prostor. Pokud si špatně vyberete poskytovatele svého virtuálního sídla, může to pro vás znamenat nevýhody v podobě technicky nezpůsobilých prostor, jakými jsou například garáž či sklep.
Seriózní poskytovatel má na adrese virtuální kanceláře většinou funkční recepci, kterou obsluhuje zkušený personál a dovolí vám pronájem reálné kanceláře, třeba jen na jednu hodinu. Dejte si tedy pozor na low-cost poskytovalate, jejich nemovitost i služby splňují jen minimální zákonné povinnosti, jako označení sídla, přebírání písemností a zajištění kontaktu s veřejností i státními orgány. Hodnověrná nebude ani sídlo, které hostí několik tisíců firem. Podobně to bude vnímat nejen veřejnost, ale i finanční správa, jež proti takovým garážovým sídlům bojuje. A tak by vaše sídlo ztratilo na hodnotě.
A v neposlední řadě se řeší i to, jestli bude pošta přebíraná v místě sídla a jestli si ji budu moci vyzvednout bez poplatků nebo je tato služba zpoplatněna. Benefitem některých pronajímatelů je i upozornění e-mailem na příchozí poštu do sídla.
Dalšími doplňkovými službami může být telefonická operátorka či voicemail po dobu vaše nepřítomnosti. Navolte si další služby tak, aby co nejvíce odpovídaly vašim požadavkům.
Pro koho se vyplatí virtuální kanceláře? Článek na toto téma je ZDE, jen dodávám, že odstavec o finanční správě už není aktuální.
Je nějaký rozdíl mezi virtuální kanceláří a virtuálním sídlem?
Dá se říct, že jsou to synonyma. Společnost, která poskytuje virtuální sídlo, poskytuje jen adresu, jež si za jistý peníz uvedu jakožto klient do obchodního rejstříku. A virtuální kanceláří se rozumí, že dostanu i služby, jakými je příjem i výdej pošty nebo možnost užití zasedací místnosti při každé úřední schůzce.
Opravdu je pro mě volba dobré adresy důležitá?
Pokud se mí potenciální klienti zastaví už u neatraktivní adresy, mohou se stát také k vám samotným skeptičtí. Neříkám, že tomu je tak vždycky, ale pokud bych byla v jejich kůži, taky bych vůči dané firmě pociťovala jistou skepsi. Ale fyzická kancelář na dobré adrese znamená vysoké nájemné. A to jinými slovy znamená, že se podnikateli dobře vede a to bude zřejmě tím, že odvádí kvalitní služby.
Má zřízení virtuální kanceláře i nějaké nevýhody?
Ano, jako všechno naše podnikání, tak i virtuální kancelář s sebou přináší drobné zádrhele, o kterých je dobré dopředu vědět. Finanční i celní zpráva kontroluje celou Českou republiku. A firmy s virtuálním sídlem jsou kontrolovány četněji než klasické firmy. Dále je třeba počítat s tím, že pokud chcete třeba registrovat firemní automobil, musíte se do místa svého sídla fyzicky dostavit. Taktéž se tam musíte dostavit, pokud budu státní institucí vyzván ke kontrole. A konečně něco pro patrioty jejich kraje. Pokud mám sídlo v jiném kraji, než ve kterém opravdu podnikám, pak stát částečně vrací dané do lokace mého podnikání. A tak nebohatne region, ve kterém skutečně žiji a podnikám.
